Por vezes relegada a segundo plano em empresas e instituições
públicas, a gestão documental é de vital importância para as organizações. Ela
é responsável por catalogar e facilitar a consulta de documentos (impressos e
eletrônicos), onde é requerido o compartilhamento de informações.
Na prática, o segmento dá suporte aos processos de negócio nas
instituições. Entre os documentos gerenciados pelo setor estão a guarda de
relatórios contábeis, controles de fluxo de caixas, balancetes e demonstrativos
de resultado de exercício (DREs).
A catalogação de acordos, notas fiscais, contratos e comprovantes
de operações financeiras também são realizadas pela gestão documental, que em
algumas empresas mantém em seu âmbito o protocolo das informações. Até mesmo
contas de água, luz e telefone, bem como guias de recolhimento e manuais (de
diversos tipos e segmentos da empresa) estão sob a posse do departamento
documental.
É no setor onde ocorre a digitalização de documentos e os
processos de envio e armazenamento de informações, de interesse das
organizações. De acordo com a coordenadora do curso de Gestão de Documentos da
Faculdade Unyleya, Ana Claudia Dias, na prática, o segmento assegura de forma
eficiente a administração, manutenção e destinação dos documentos.
Ela destaca que o departamento documental é o maior centro de
informação de uma empresa, pois de lá saem todos os dados catalogados para
tomada de decisão. “O setor garante que a informação esteja disponível quando e
onde seja necessária, além
de assegurar a eliminação dos documentos que não tem valor
histórico ou administrativo”, explica.
No âmbito das instituições, os documentos provam, legitimam e
testemunham as atividades desempenhadas pela empresa, de acordo com a
legislação vigente. Também são essenciais para a tomada estratégica, célere e
segura de decisões, pois são registros históricos para a própria instituição e
para a sociedade.
“Para que estejam disponíveis para a pessoa certa e na hora certa,
devem estar devidamente organizados, segundo as atividades e procedimentos
previstos na política institucional de gestão de documentos”, explica a
professora da Faculdade de Ciências da Informação, da Universidade de Brasília
(UnB), Angélica Marques.
O setor ainda colabora com a execução e supervisão da política
nacional de gestão de documentos públicos e privados. As normas de controle e
posse são pautadas nos pressupostos da Lei Brasileira de Arquivos, n.º
8.159/1991, que prevê procedimentos
e operações técnicas, referentes à produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos.
A lei ainda contém procedimentos sobre a eliminação de arquivos —
caso não tenham valor administrativo ou histórico — e controla o recolhimento
para guarda permanente, quando são avaliados como históricos.
O arquivista, profissional dedicado à gestão de documentos,
dedica-se às atividades de planejamento, orientação das atividades e
procedimentos do gerenciamento documental, explica a professora da Faculdade de
Ciências da Informação, da Universidade de Brasília (UnB), Angélica Marques.
O gestor define as espécies ou classificações mais adequadas, para
cada tipo de documento, tais como: formulários, ofícios, memorandos e
relatórios. Também elabora plano de classificação de informações, que funciona
como instrumento para identificar todos os tipos de conteúdos documentais
protocolados (produzidos e recebidos), pela instituição, em razão de suas
atividades.
Outra função desempenhada pelo gestor documental é definir tabela
de temporalidade de títulos. Ela funciona como um instrumento de controle em
que há definição de prazos de guarda e destinação final de todos os documentos.
“Independentemente do suporte (meio de registro da informação:
papel, magnético, digital, etc.) e da fase pela qual passa ou chega o documento,
o arquivista deve participar da elaboração, execução e supervisão da política
institucional de gestão de
documentos”, diz Marques. Em termos de potencial de crescimento,
de acordo com coordenadora Ana Claudia Dias, da Faculdade Unyleya, o mercado está
em amplo crescimento. Ela diz que cada vez mais as empresas se conscientizam da
necessidade de não perder tempo e que o gerenciamento eficiente de informações
pode oferecer vantagens e benefícios financeiros às organizações.
“Os profissionais que atuam no setor devem se especializar,
aprendendo novas técnicas e procedimentos para atender a essa demanda. A gestão
de documentos ainda tem muito a evoluir; e novas pesquisas, técnicas e
procedimentos podem proporcionar ganhos ainda maiores”, conclui.
FONTE: SANTOS, L. REVISTA
BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO, ANO 31 Nº 134 JANEIRO/FEVEREIRO 2020. p 48 -51
Uma empresa que faz sua gestão documental economiza tempo e otimiza resultados. Quando temos o setor de arquivo da empresa bem organizado, mostra o quanto os gestores são responsáveis e pensam sempre na agilidade na hora da busca pelas informações, seja físico ou digital. A catalogação destes documentos englobam planejamentos a curto, médio e longo prazo. Toda instituição deve ter funcionários que atuem nesta área, pois executam e supervisionam a política nacional de gestão de documentos, impulsionando a empresa a inovação do setor com tecnologia que aprimore e facilite na tomada de decisão.
ADM. CLAUDILÂNYO GONÇALVES
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